Medior Communicatieadviseur Contentwasstraat ad interim

Wat ga je doen?

Doel
Doel van het project is dat burgers begrijpen wat er van hen verwacht wordt door begrijpelijke en eenvoudige communicatie vanuit de gemeente Den Haag. Hiermee bereiken we dat burgers tevreden zijn over de dienstverlening, dat hun stress niet wordt vergroot en dat hun doenvermogen wordt vergroot. 

Hiervoor is binnen de gemeente Den Haag, onderdeel Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), afdeling Dienstverlening & Kwaliteit (D&K), een project opgestart. Dit project heeft de naam Contentwasstraat. In de contentwasstraat worden alle burgerbrieven beoordeeld, herschreven, getest bij de doelgroep, geaccordeerd en geïmplementeerd. 

Achtergrond van de doelgroep van SZW: Haagse burgers die complexe of meervoudige problemen hebben. De laaggeletterdheid in deze doelgroep is hoger dan het gemiddelde in Den Haag (gemiddeld: 24%, binnen SZW wijken uitschieters naar 34%, 38% en 50%). Het landelijk gemiddelde laaggeletterdheid is 12%. Hierdoor is gekozen om richting A2 te schrijven. We herschrijven de teksten zodat het doenvermogen van de doelgroep wordt vergroot en de administratieve last wordt verlaagd. 

Wat is er al gedaan / wat staat er tot je beschikking?

• Een geaccordeerde leidraad Burgercommunicatie SZW waarin staat opgenomen welke bouwstenen voor SZW van belang zijn bij een goede communicatie met de burger. Daarbij hanteren we de schrijfwijze van Direct Duidelijk (een schrijfwijze die binnen de gemeente  Den Haag wordt gehanteerd). Ook deze is uitvoerig gedocumenteerd;
• Geaccordeerde voorbeeldbrieven van de meest voorkomende situaties zijn beschikbaar. Deze hebben als doel om als stevige basis te dienen voor de overige brieven en het besluitvormingsproces te versnellen. Immers, ze zijn al in de organisatie besproken en besloten. In deze voorbeeldbrieven komt de gewenste schrijfstijl tot leven;
• Een overzicht van de brieven die moeten worden aangepast is beschikbaar. De inhoud van bestaande (huidige) brieven is beschikbaar en wordt bij het briefen van de aanpassing met je gedeeld. De inhoudelijk noodzakelijke wijzigingen in een brief worden met je besproken tijdens de briefing. Deze input neem jij mee in je tekstvoorstel;
• Je maakt onderdeel uit van een team van (externe) tekstschrijvers plus een redacteur en een trafficer. Als team zijn jullie ervoor verantwoordelijk dat alle bestaande brieven worden herschreven naar de nieuwe schrijfwijze. Als team waarborgen jullie dat dat feedback wordt opgehaald en verwerkt. Kwaliteit wordt intern gemonitoord door een 4-ogen principe en een finale check door de redacteur. Leerpunten worden zodanig vastgelegd dat die blijvend kunnen worden toegepast in toekomstige brieven (rol redacteur). De trafficer draagt er zorg voor dat het aanpassingsproces alle stappen doorloopt en dat de doorlooptijd en status wordt gemonitoord. NB. We werken met 2 feedbackrondes waarna accordering plaatsvindt;
• De gemeente Den Haag wil AI inzetten om een versnelling te krijgen in het aanpassen en opleveren van nieuwe tekstvoorstellen. Als tekstschrijver ga jij hiermee aan de slag, onder begeleiding van een AI consultant;
• De gemeente Den Haag heeft een eigen geaccordeerde huisstijl. En de gemeente Den Haag maakt gebruik van diverse briefsystemen waarin veel maar niet alles mogelijk is. Als tekstschrijver / redacteur ben je je bewust van deze huisstijl en houd je hier rekening mee in je voorstellen. Vanuit het project is er een relatie naar functioneel beheer waarbij je voorstellen en aanpassingen kunt toetsen;
• Een plan van aanpak met een bijbehorend proces is opgesteld in de verkenningsfase. De nieuw te werven implementatiemanager begeleidt de vervolgfase, ondersteund door de projectmanager van de verkenningsfase;
• NB. De term ‘brieven’ wordt generiek gehanteerd voor: informatieverzoeken, uitnodigingen, besluiten, machtigingen, plan van aanpak etc. Etc.

Wat is jouw rol?

• Als tekstschrijver ben je ervoor verantwoordelijk om de SZW burgerbrieven te herschrijven naar de nieuwe schrijfwijze. Je maakt gebruik van de input die je in de briefing hebt ontvangen. In je tekstvoorstel neem je leerpunten uit eerdere testen mee en lever je een duidelijke, eenvoudige brief op. Je laat een collega tekstschrijver meelezen (4-ogen principe) en levert de brief op aan de redacteur voor finale controle. Feedback van collega's verwerk je direct. Incidenteel zul je ook een nieuwe variant op een bestaande brief opstellen;
• Je overlegt met de indiener en bent proactief in het opvragen van informatie of navraag bij vragen die je hebt. Die input heb je immers nodig om je tekstvoorstel te maken. Je verwerkt feedback en bent helder in je communicatie naar omstanders;
• Je hebt een directe link naar je collega's en met name de redacteur en trafficer als het gaat om zaken waarbij je merkt dat de kwaliteit niet op het hoogste niveau kan worden geleverd. Dit geldt bv ook voor situaties waarbij de feedback niet (meer) bijdraagt aan de kwaliteit van het eindproduct.  Je denkt proactief mee met verbetermogelijkheden en bespreekt die met de redacteur of trafficer;
• Je zorgt voor een heldere statusupdate naar de trafficer en geeft tijdig aan als je werkzaamheden in- of uitlopen. Hierdoor kan de trafficer tijdig bijsturen. Je hanteert de werkwijze die door de trafficer wordt gemonitord (share point, excel, ...);
• Je overlegt met functioneel beheer in het geval je brieven andere functionaliteiten vragen. Je checkt wat mogelijk is voordat je aan de slag gaat.