Medior Communicatieadviseur Verhuizing RIVM ad interim

Wat ga je doen?

Samen met een senior communicatieadviseur zorg jij voor verbinding in, en regie op de communicatie over ons nieuwe gebouw door het verder uitwerken en toepassen van de communicatiestrategie. Met als doel:

• Geïnformeerde collega’s die trots zijn op het nieuwe gebouw;
• Collega's die zich goed voorbereiden op de verhuizing en gestimuleerd in hun enthousiasme om in het nieuwe gebouw te gaan werken;
• Ondersteuning in werk- en bedrijfsprocessen;
• Betrokken en geïnformeerde externe stakeholders.

Context van de tijdelijke functie
Op het Utrecht Science Park in Utrecht wordt voor het RIVM een gebouw gerealiseerd dat vanaf het 2e kwartaal in 2025 in gebruik wordt genomen. Het gebouw ondersteunt de missie, visie en strategische doelen van RIVM: het gebouw biedt een gezonde werkomgeving die samenwerken, kennisdeling en ontmoeten faciliteert.

Opdrachtbeschrijving
Het Transitieprogramma draagt zorg voor alle voorbereidingen die moeten worden getroffen om te kunnen werken in ons nieuwe gebouw. Denk aan acties in de labs, en op het gebied van ICT en veiligheid, en de verhuizing zelf. Maar ook aan het maken van beleid en heldere afspraken voor het gebruik van het gebouw. Het Projectbureau Nieuwe Huisvesting (PNH) is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het nieuwe gebouw.
De functie omvat onder andere de volgende activiteiten:

• Sparringpartner zijn voor (communicatie)collega’s om te komen tot goed communicatieadvies en in brede zin bijdragen aan de uitvoering;
• In kaart brengen op welke websites, drukwerk en overige uitingen het RIVM-adres staat en zorgen voor een tijdige aanpassing;
• Het doorlopend updaten van de pagina’s over ons nieuwe gebouw op ons nieuwe intranet, in samenspraak met betrokken collega’s;
• Het bieden van praktische ondersteuning en het regelen van allerhande zaken bij activiteiten en evenementen die in en rondom het nieuwe gebouw worden georganiseerd;
• Meedenken over de verandercommunicatie en het (mede-)realiseren van bijvoorbeeld visualisaties en filmpjes.

Het verhuizen naar en het werken in het nieuwe gebouw vraagt veel voorbereiding. Ook verandert er veel voor de medewerkers. In het veranderproces speelt communicatie een cruciale rol. De communicatiestrategie vormt de basis voor de tactische en operationele interne communicatieplannen rondom verschillende thema’s zoals mobiliteit, gebruik van werkplekken en het verhuisproces.

Werkzaamheden
In deze functie draag je bij aan de communicatie over het nieuwe gebouw, waarbij jij de verbinding legt tussen de communicatieve uitingen en zelfstandig enkele projecten oppakt.

Je werkt vanuit team Corporate Communicatie. Samen met de senior communicatieadviseur stem je de werkwijze en timing van communicatietaken af. Verder maak je deel uit van een multidisciplinair team met collega's die gespecialiseerd zijn in persvoorlichting, tekstschrijven, beeldproductie en vormgeving.

Je valt hiërarchisch onder het afdelingshoofd Publicatie en Nieuws, maar wordt – afhankelijk van het onderwerp - functioneel aangestuurd door de Procesmanager Transitie en de Programmadirecteur Nieuwe Huisvesting. Je werkt met hen samen in projectteams.

Te behalen resultaten

• Heldere communicatie richting de gebruikers van het gebouw waar het gaat om praktische zaken, de (voorbereidingen) op de verhuizing en hoe er in het nieuwe gebouw gewerkt gaat worden;
• Het realiseren van passende content voor collega’s en deze doorvertalen binnen een complete set aan middelen en uitingen (o.a. intranet, filmpjes e.d.);
• Goed georganiseerde activiteiten en evenementen in en rondom het nieuwe gebouw.

Wij zoeken iemand met

• Minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt een afgeronde Communicatie opleiding;
• Ervaring als communicatieadviseur of projectmanager;
• Opleiding op het gebied van communicatie of vergelijkbare werkervaring;
• Je hebt ervaring met het organiseren van evenementen en denkt graag mee over een creatieve invulling hiervan;
• Je hebt ervaring met gevoelige en complexe projecten in het publieke domein.

Competenties

• Je combineert projectmatige vaardigheden met een pragmatische aanpak: je weet hoe je eigen projecten tot een goed einde brengt en weet die tot een gedegen uitvoering te brengen;
• Je kunt goed luisteren en begrijpen wat er speelt binnen en buiten de organisatie, en dat vertalen naar effectieve communicatie;
• Je bent flexibel, kunt prioriteren, en weet verschillende scenario’s en wijzigingen door te voeren in de communicatie-aanpak;
• Je bent communicatief sterk, verbaal en schriftelijk;
• Je bent ambitieus, vindt het leuk om aan te pakken en werkt graag nauw samen met collega’s om als team een optimaal resultaat te bereiken.

Hier ga je werken

Dit kan je verwachten

• Het is een tijdelijke opdracht van 32-36 uur per week;
• Startdatum: 15 juli 2024;
• Opdrachtduur: 12 maanden;
• Optie tot verlenging: ja, 3 maal 6 maanden;
• Standplaats: Bilthoven (Hybride).

Graag ontvangen wij jouw reactie zo snel mogelijk.

Aantal uren

Status