Flexibiliteit en teamwork in een dynamische omgeving: de goede samenwerking tussen het COA en Babbage

Het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) is een uitvoeringsorganisatie die zich richt op het opvangen van asielzoekers. Nicole Raaijmaakers, Communicatiemanager bij het COA, vertelt dat ze spreken over bewoners in plaats van asielzoekers en benadrukt het belang daarvan: ‘het COA en menselijkheid gaan hand in hand. Wat het COA uitvoert, brengt politieke en maatschappelijke gevoeligheden met zich mee, waarbij menselijkheid van belang is.’

‘Wij zijn een groei- en krimporganisatie,’ legt Nicole uit. ‘Toen ik bij het COA kwam werken, dacht ik: dat gebeurt bij veel organisaties. Maar de groei en krimp bij ons zijn eigenlijk ongeëvenaard. Deze dynamiek vraagt om flexibiliteit en samenwerking, zowel van de collega's als van de vele partners en stakeholders.’ Nicole onderstreept het belang van teamwork en samenwerking binnen het COA. ‘Het communicatieteam bestaat uit verschillende subteams, zowel landelijk als regionaal, met uiteenlopende disciplines: van communicatieadviseurs en woordvoerders tot corporate en interne communicatie en content & social media. Daarnaast zijn de allround communicatiemedewerkers hele belangrijke collega’s.’ De collegialiteit binnen het team en met de organisatie is groot. Iedereen beseft dat we elkaar hard nodig hebben om in de hectiek succesvol te communiceren.  

Nicole beschrijft het werk met asielzoekers in Nederland als waardevol en dynamisch: ‘de meeste asielzoekers zijn op de vlucht voor oorlog en geweld, en een groot deel krijgt een verblijfsstatus. Het bieden van opvang en veiligheid aan deze kwetsbare groep is echt betekenisvol werk. En de begeleiding. Mensen die geen status krijgen worden begeleid in terugkeer. Wie mag blijven, start met het leren van onze taal en begint al bij het COA met integratie en participatie.’

‘Het hele asieldomein ligt onder een vergrootglas en is behoorlijk gepolariseerd. Maar tegelijkertijd zien wij ook: hoe moeilijk de situatie soms is, uiteindelijk weet een AZC zich altijd te vestigen. Ook als er in het begin weerstand is. En is er positieve impact in de omgeving, omwonenden komen spullen brengen, melden zich aan als vrijwilliger en bieden hulp aan. Ook dat maakt het werken bij het COA waardevol en uitdagend.’

Wat het COA uniek maakt ten opzichte van andere uitvoeringsorganisaties, is de politieke en maatschappelijke gevoeligheid van het werk, de zichtbaarheid in de media en de noodzaak om snel te kunnen op- en afschalen. Het COA en Babbage Company werken nu al bijna 20 jaar samen, zowel op het gebied van de inzet van tijdelijke communicatieprofessionals als de werving en selectie van vaste communicatiefuncties.

‘Toen ik begin 2017 bij het COA kwam werken, kromp de organisatie enorm,’ legt Nicole uit. ‘Van de 50.000 mensen die verwacht werden, was de prognose dat we op 20.000 zouden uitkomen. In korte tijd sloten veel AZC-locaties en namen we afscheid van veel medewerkers die tijdens de Syrië-crisis heel hard hadden gewerkt. Dat moest allemaal in vier maanden worden geregeld. Dat is heel bijzonder om mee te maken.’

‘Intussen zijn we de afgelopen drie jaar weer van 26.000 naar meer dan 70.000 bewoners gegroeid. Dat heeft verschillende oorzaken. Er zijn veel mensen op de vlucht voor oorlog en geweld. Maar daarbij komt dat de woningnood maakt dat statushouders lang moeten wachten op een woning. En asielzoekers zitten lang in procedure doordat de IND te maken heeft met achterstanden. We zijn opgeschaald van 62 naar bijna 300 locaties. En het aantal medewerkers is in relatief korte tijd gestegen van 2.600 naar iets meer dan 7.000. Dat heeft natuurlijk een enorme impact in de organisatie. Dat is af en toe is het best een zoektocht. Want hoe doe je dat goed?’ 

‘Team Communicatie is meegegroeid van – aanvankelijk – 12 fte naar nu bijna 50 mensen. Communicatie is van cruciaal belang voor het COA. Wij moeten goed uitleggen wat wij doen en waar we mee bezig zijn. En we willen daar ook de bewoners en omwonenden in meenemen. De communicatie naar bewoners is belangrijk, want ook zij merken dat ze in een organisatie terechtkomen die groeit. We hebben een o.a. een nieuwe website voor onze bewoners/asielzoekers gemaakt in tien talen en daar ben ik supertrots op, www.mycoa.nl. Die draagt echt bij aan de informatievoorziening en aan het welzijn van onze bewoners.’ 

‘Er zijn veel mensen die het werken bij ons als een interessante uitdaging zien, waar ze hun kennis, kunde en maatschappelijke betrokkenheid in kwijt kunnen. Ze willen graag bijdragen aan onze communicatie. We hebben een groot aantal vaste medewerkers in het communicatieteam, maar ook een flexibele schil van tijdelijke medewerkers, waarvan een groot aantal via Babbage. We werken met een aantal bureaus samen (via aanbesteding). Ik ben heel blij met duurzame en goede samenwerkingspartners, zoals Babbage, die het COA goed aanvoelen. Ik heb goed contact met Monique van Vliet en Iwein Trel. Ze hebben aan een half woord genoeg, zijn pragmatisch en komen met professionals die bij ons passen, zowel op expertise en ervaring als persoonlijk. De laatste jaren heeft Babbage ook een aantal vaste collega’s voor ons geworven en daar ben ik blij mee. Ik ga hen zeker missen nu ik zelf binnenkort het COA ga verlaten voor een next step.